модуль 3
Урок 13. Принципы составления бюджета
Самое главное, что нужно знать про бюджет — это то, что он отражает расходы, которые нужны для реализации мероприятий календарного плана.
Бюджет проекта — это перечень расходов, необходимых
для реализации мероприятий календарного плана.
Связка бюджета с мероприятиями должна быть «железной». Именно поэтому приступать к составлению бюджета нужно только после того, как вы составите календарный план, и никак не наоборот. Тогда бюджет получится честным и реалистичным.
ТЕСТ
Проверьте себя
| Начать |
Как вы думаете, кому лучше доверить составление бюджета?
| Дальше |
| Проверить |
| Завершить |
Отлично, двигаемся дальше.
Давайте разбираться, почему все варианты, кроме 5, неправильные.
Правильные ответы — те,
в которых мероприятия описаны максимально детально.
в которых мероприятия описаны максимально детально.
Давайте разбираться, почему все варианты, кроме 5, неправильные.
ОПИСАНИЕ
Составление бюджета проекта — это ответственность руководителя, потому что, во-первых, именно он лучше всех знает разрабатываемый проект и имеет меньше всего шансов упустить что-нибудь важное. Во-вторых, именно он будет отвечать за расходование средств. Бухгалтера можно привлечь, если вы не уверены, например, в том, как правильно рассчитать страховые взносы.
4 шага по составлению бюджета проекта
- Шаг 1.Составьте подробный список всех ресурсов, которые понадобятся для реализации каждого мероприятия календарного плана, включая команду.
- Шаг 2.Отметьте, какие из перечисленных ресурсов у вас уже есть (например, помещение, мебель, техника), какие вам нужно приобрести (например, специальное оборудование).
- Шаг 3.Посчитайте стоимость каждого ресурса (даже те, что у вас есть), включая заработные платы сотрудников и административные расходы. Здесь важно исходить из реальной стоимости товара/услуги.
Проверьте цены в магазине или интернете, узнайте стоимость товаров и услуг у конкретных поставщиков, с которыми вы собираетесь работать.
- Шаг 4.Подумайте, какие из недостающих ресурсов вам могут предоставить партнеры, а какие вы можете приобрести на средства гранта.
Конечно, можно попытаться покрыть все необходимые расходы за счет средств гранта, но это не добавит вашему проекту привлекательности. Наличие партнеров — очень важный показатель актуальности и ценности вашей работы.
Для удобства можно воспользоваться такой таблицей:
- Шаг 5.После того, как вы достигнете конкретных договоренностей с партнерами, ваш бюджет будет готов.
Вы сможете увидеть его общую стоимость (вообще все необходимые ресурсы), ваш собственный вклад (те ресурсы, которые у вас уже есть), партнерский вклад и потенциальный вклад грантодающей организации.
Обратите внимание на то, что грант, по сути, — это тоже партнерский вклад,
и к нему нужно относиться именно так. Грантодающая организация, тем более государственная, — это не неиссякаемый источник денежных средств и не донор, который должен вам помогать, а один из партнеров, поддерживающих ваш проект.
О том, как правильно выстраивать отношения и общаться с партнерами, мы поговорим в следующем уроке. А сейчас давайте посмотрим, как правильно оформить бюджет, если вы решили подавать проект на конкурс.
и к нему нужно относиться именно так. Грантодающая организация, тем более государственная, — это не неиссякаемый источник денежных средств и не донор, который должен вам помогать, а один из партнеров, поддерживающих ваш проект.
О том, как правильно выстраивать отношения и общаться с партнерами, мы поговорим в следующем уроке. А сейчас давайте посмотрим, как правильно оформить бюджет, если вы решили подавать проект на конкурс.
Составление бюджета в заявке на грант
В каком бы грантовом конкурсе вы ни участвовали, самое главное требование к бюджету — строгое соответствие календарному плану проекта. Поэтому если вы заполнили бюджет в заявке, а потом внесли какие-то изменения в мероприятия, не забудьте скорректировать бюджет!
Это особенно важно, если вы заполняете бюджет в последнюю минуту, и нет времени сверить все части заявки. Старайтесь избегать таких ситуаций.
Это особенно важно, если вы заполняете бюджет в последнюю минуту, и нет времени сверить все части заявки. Старайтесь избегать таких ситуаций.
Если вы вносите изменения в календарный план,
не забывайте потом корректировать бюджет.
Требования к бюджету на 10 баллов
- Обоснованность
Иногда мы совершаем ошибку, думая, что в бюджете нужно отразить только то, на что мы просим деньги. Например, планируется мероприятие: «Проведение форума на 100 человек», а в бюджете учтена только аренда площадки, и нет расходов на питание участников, оборудование, оплату спикеров.
Поэтому даже если какие-то из расходов вы покрываете за счет софинансирования (например, питание предоставляет партнер, а спикеры выступают бесплатно), их все равно необходимо отразить в бюджете. Иначе эксперты подумают, что вы не тщательно продумали реализацию и не учли необходимые расходы, а значит и не сможете воплотить проект в жизнь.
Поэтому даже если какие-то из расходов вы покрываете за счет софинансирования (например, питание предоставляет партнер, а спикеры выступают бесплатно), их все равно необходимо отразить в бюджете. Иначе эксперты подумают, что вы не тщательно продумали реализацию и не учли необходимые расходы, а значит и не сможете воплотить проект в жизнь.
В бюджете должны быть отражены все расходы, необходимые для реализации всех мероприятий календарного плана и достижения заявленных результатов.
С другой стороны, иногда в бюджете всплывают расходы, которые с мероприятиями не связаны. Например, указаны командировочные расходы на двух сотрудников, а в календарном плане поездки сотрудников не запланированы. Или есть расходы на «закупку 10 книг по осознанному родительству», но нет мероприятий, где бы эти книги использовались.
Чтобы таких ошибок не было, нужно писать в комментариях к статьям расходов, с какими мероприятиями они связаны, и подробно описывать мероприятия в календарном плане.
Чтобы таких ошибок не было, нужно писать в комментариях к статьям расходов, с какими мероприятиями они связаны, и подробно описывать мероприятия в календарном плане.
В бюджете не должно быть расходов, напрямую
не связанных с мероприятиями проекта.
Еще одна распространенная ошибка — указание в бюджете расходов, связанных с деятельностью всей организации, а не только с проектом. Например, указывается зарплата руководителя на полную ставку, но руководитель занят в других проектах организации и в ее управлении, то есть, его занятость в проекте никак не может быть 100%.
В этом случае правильнее будет указать реальный процент загрузки и посчитать зарплату, исходя из него.
В этом случае правильнее будет указать реальный процент загрузки и посчитать зарплату, исходя из него.
- Реалистичность
Все расходы в бюджете должны соответствовать рыночным ценам. Если вы планируете покупку оборудования или оплату услуг, укажите марку оборудования и ссылку на стоимость подобных товаров и услуг в интернете или приложите к заявке расценку на услуги физических лиц или подрядных организаций.
Организация из города В хочет купить беспроводной микрофон для проведения лекции и указывает стоимость микрофона — 15 000 рублей. Эксперт изучает страницы нескольких интернет-магазинов города В и понимает, что средняя цена, за которую можно купить микрофон с подходящими для нужд проекта характеристиками, — 6 000 рублей.
Очевидно, что цена на микрофон завышена.
Очевидно, что цена на микрофон завышена.
Приведенный пример, однако, не означает, что вы можете выбирать товары только по среднерыночной цене. Выбирайте товары с теми характеристиками, которые необходимы для качественной реализации мероприятий. Например, если вы организуете концерты, и вам нужны профессиональные микрофоны,то это нормальный расход, просто важно его очень четко обосновать: в данном случае нужно указать характеристики микрофона, без которого невозможно будет провести концерт.
Четко опишите название и стоимость каждой позиции
в комментариях к статьям бюджета, чтобы было ясно,
из чего складывается итоговая сумма.
Не забудьте приложить ссылки на стоимость
подобных позиций в интернете.
Посмотрите на следующий пример и подумайте, можно ли оценить реалистичность затраты на описанную услугу.
Возможно ли оценить реалистичность затрат
на описанную услугу?
на описанную услугу?
Нет, из такого описания ничего не понятно.
Во-первых, здесь соединены две разные услуги: разработка сайта и постоянное наполнение его содержанием.
Во-вторых, разработка сайта — это очень широкое понятие. Сайты могут быть разные: есть простые функциональные сайты, которые можно разработать за 20 000 рублей, а есть сложные, многостраничные платформы с личными кабинетами пользователей. Какой сайт предполагается в нашем примере?
В третьих, недостаточно информации и про наполнение сайта содержанием. Как часто это будет происходить? Какой объем информации будет регулярно обновляться?
Во-первых, здесь соединены две разные услуги: разработка сайта и постоянное наполнение его содержанием.
Во-вторых, разработка сайта — это очень широкое понятие. Сайты могут быть разные: есть простые функциональные сайты, которые можно разработать за 20 000 рублей, а есть сложные, многостраничные платформы с личными кабинетами пользователей. Какой сайт предполагается в нашем примере?
В третьих, недостаточно информации и про наполнение сайта содержанием. Как часто это будет происходить? Какой объем информации будет регулярно обновляться?
Пояснение: комментарий дублирует текст статьи расходов. Непонятно, какую мебель будут закупать. Необходимо детализировать, что именно будет приобретено: стол письменный (ссылка на товар в интернет-магазине), 3 стула офисных и.т.д.
- Эффективность
Эффективность бюджета — это достижение результата проекта с использованием оптимального объема средств. Когда мы пишем заявку на грант, то очень часто не задумываемся об эффективности, ведь деньги-то не наши.
Вы организуете обучение для инвалидов-колясочников.
Перед вами стоит задача — проинформировать целевую группу о начале обучения. Вы решили, что одним из главных мероприятий для решения этой задачи будет организация пресс-конференции, на которую вы пригласите СМИ, чтобы они потом распространили информацию о старте проекта.
Будет ли это самым эффективным решением? Вряд ли.
Чтобы организовать пресс-конференцию и «затащить» СМИ послушать про старт локального проекта, нужно много ресурсов. А результат не гарантирован.
Гораздо дешевле будет получить прямой выход на целевую группу: например, установить партнерства с профильными общественными организациями и попросить их распространить информацию.
Перед вами стоит задача — проинформировать целевую группу о начале обучения. Вы решили, что одним из главных мероприятий для решения этой задачи будет организация пресс-конференции, на которую вы пригласите СМИ, чтобы они потом распространили информацию о старте проекта.
Будет ли это самым эффективным решением? Вряд ли.
Чтобы организовать пресс-конференцию и «затащить» СМИ послушать про старт локального проекта, нужно много ресурсов. А результат не гарантирован.
Гораздо дешевле будет получить прямой выход на целевую группу: например, установить партнерства с профильными общественными организациями и попросить их распространить информацию.
Как проверить, эффективен ли ваш бюджет? Самое простое — честно ответить себе на вопрос: а можно ли достичь запланированных результатов меньшими затратами? Другой способ — разделить стоимость проекта на количество представителей целевой группы, которые примут в нем участие.
Понятно, что есть заведомо «дорогие» проекты, в которых на каждого представителя целевой группы приходится несколько специалистов, но в остальных случаях, этот способ поможет вам увидеть, не перегнули ли вы палку.
Понятно, что есть заведомо «дорогие» проекты, в которых на каждого представителя целевой группы приходится несколько специалистов, но в остальных случаях, этот способ поможет вам увидеть, не перегнули ли вы палку.
- Полнота
Вспомним схему бюджета проекта.
Вы видите, что бюджет проекта не равен запрашиваемой сумме гранта. Всегда можно найти что-то, что в проект вкладываем мы или наши партнеры: офисные расходы, технику, помещение, труд волонтеров, транспортные расходы. Принцип полноты бюджета предполагает, что обо всех этих вещах нужно помнить!
В то же время, не нужно преувеличивать расходы на них в надежде получить более высокий балл на конкурсе — завышение софинансирования всегда видно в заявке.
В то же время, не нужно преувеличивать расходы на них в надежде получить более высокий балл на конкурсе — завышение софинансирования всегда видно в заявке.
В бюджете должны быть указаны все затраты по проекту,
включая софинансирование — собственный вклад организации
и вклад партнеров проекта.
Партнерский вклад должен быть подкреплен письмами поддержки, чтобы эксперты убедились в реалистичности таких договоренностей.
Чтобы понять, соответствует ли бюджет требованиям обоснованности, реалистичности, эффективности и полноты, необходимо прописать детальные комментарии к каждой статье бюджета. Из них должно быть понятно, к какому мероприятию относится статья расходов, почему она необходима, и как рассчитывалась сумма. Бюджет составлен идеально в том случае, если, прочитав только его, можно понять, о чем весь проект.
Чтобы понять, соответствует ли бюджет требованиям обоснованности, реалистичности, эффективности и полноты, необходимо прописать детальные комментарии к каждой статье бюджета. Из них должно быть понятно, к какому мероприятию относится статья расходов, почему она необходима, и как рассчитывалась сумма. Бюджет составлен идеально в том случае, если, прочитав только его, можно понять, о чем весь проект.
Некоммерческим организациям, участвующим в конкурсе грантов Губернатора Челябинской области важно знать, что не все расходы возможно осуществить на средства гранта Губернатора.
Внимательно ознакомьтесь с перечнем запрещенных и нерекомендуемых расходов и никогда не включайте их в бюджет.
Внимательно ознакомьтесь с перечнем запрещенных и нерекомендуемых расходов и никогда не включайте их в бюджет.
Не допускается осуществление за счет гранта следующих расходов:
- расходов, непосредственно не связанных с реализацией проекта;
- расходов на приобретение недвижимого имущества (включая земельные участки);
- расходов на капитальное строительство новых зданий;
- расходов на приобретение алкогольной и табачной продукции, а также товаров, которые являются предметами роскоши;
- расходов, предусматривающих финансирование политических партий, кампаний и акций, подготовку и проведение митингов, демонстраций, пикетирований;
- расходов на погашение задолженности организации;
- расходов на уплату штрафов, пеней.
Не рекомендуется предусматривать использование гранта на осуществление следующих расходов:
- расходов на «регрантинг», в том числе предоставление грантов, премий, благотворительные пожертвования в денежной форме;
- расходов на приобретение призов стоимостью более 4000 рублей, подарков;
- расходов на приобретение продуктов питания с целью их раздачи в виде материальной (благотворительной) помощи;
- расходов на фундаментальные научные исследования;
- расходов на создание новых памятников, монументов;
- непредвиденных расходов, а также недетализированных «прочих расходов»;
- расходов на издание рукописей (при фактическом отсутствии иной деятельности по проекту).
Детальные комментарии к тому, как заполнить каждую статью заявки читайте в рекомендациях. С этим документом вы сможете подготовить хороших бюджет.
Что вы узнали на уроке
Отлично! Теперь мы можем перейти к следующему уроку.
