модуль 2
Урок 10. Календарный план. Принцип последовательности мероприятий
После того как вы подробно спланировали содержание мероприятий для каждой задачи, важно выстроить их в последовательность, в которой вы будете их проводить. Есть много разных методов планирования. Один из самых распространенных — с помощью диаграммы Гантта.
Диаграмма Гантта — это график, в котором вертикальная ось — это перечень мероприятий, а горизонтальная — время. Каждая полоса на диаграмме – отдельное мероприятие в составе проекта. Ее концы — моменты начала и завершения работы, а протяженность — длительность работы.
Чем хорош метод диаграммы Гантта?
- Рассчитанная во времени последовательность действий показывает, что на каком этапе нужно делать, как правильно спланировать свое время, время команды и рассчитать ресурсы.
- График помогает контролировать ход работы проекта. Если что-то идет не так, можно вовремя это заметить и принять меры.
- Диаграмма наглядна и проста в использовании. Вы можете начертить ее хоть у себя в блокноте. Однако, если вы работаете в команде, важно, чтобы все члены команды имели доступ к графику. Сделайте его в электронном виде, например, в гугл-таблице или на ватмане, и повесьте в рабочем помещении.
Как сделать диаграмму Гантта: пять шагов
1
Создать таблицу,
на горизонтальной оси
которой нанести месяцы реализации проекта, разбив
их на дни или недели.
на горизонтальной оси
которой нанести месяцы реализации проекта, разбив
их на дни или недели.
2
Записать основные мероприятия проекта и поставить на графике дату их реализации.
3
Вспомнить цель и результаты
этих мероприятий (что мы хотим, чтобы произошло, с кем, в каком количестве). Выписать основные характеристики мероприятий — какими они должны быть, чтобы наша цель была достигнута.
этих мероприятий (что мы хотим, чтобы произошло, с кем, в каком количестве). Выписать основные характеристики мероприятий — какими они должны быть, чтобы наша цель была достигнута.
4
Выписать подготовительные
и организационные мероприятия, которые нужны для реализации основных.
и организационные мероприятия, которые нужны для реализации основных.
5
Спланировать эти мероприятия во времени и показать на графике. Лучше идти от обратного —
шагза шагом отматывать мероприятия с конца.
шагза шагом отматывать мероприятия с конца.
Используйте диаграмму Гантта для планирования всего проекта, части проекта или отдельных мероприятий. Чем ниже уровень, тем детальнее описывайте подготовительные и организационные мероприятия.
Принцип обратного планирования
Важно, что заполнение диаграммы Гантта начинается с конечного мероприятия проекта, у которого есть конкретный срок. Если с помощью диаграммы Гантта вы планируете отдельное мероприятие, то это нужно делать от даты его проведения.
Мы хотим приурочить открытие музейного уголка, посвященного военной истории города Н, и запуск в нем экскурсионной программы к 9 мая.
Значит, где-то за неделю до этого у нас должны быть готовы экскурсоводы из числа школьников, которые прошли обучение и умеют проводить экскурсии по музейному уголку. Если взять в расчет то, что в России майские праздники — «мертвый сезон», то лучше, чтобы все было готово к 1 мая, а на майские праздники оставить только форс-мажорные ситуации.
Чтобы дети могли потренироваться проводить экскурсии, уголок должен быть готов раньше — минимум за неделю до начала репетиций, то есть к началу третьей недели апреля.
Для оформления всех собранных экспонатов и подготовки сценариев для экскурсии, скорее всего, понадобится месяц. То есть в середине марта уже должны быть собраны все экспонаты и их истории, чтобы мы могли приступить к оформлению уголка.
Чтобы экспонаты и истории точно были собраны к середине марта, лучше всего начать их собирать в начале февраля.
Чтобы начать собирать их в начале февраля силами инициативных школьников, вам нужно рассказать детям, как это делается, а до этого заинтересовать их и вообще рассказать об этой возможности. Получается, что начинать вовлекать школьников в эту активность нужно где-то с середины января.
Чтобы сделать это с середины января, нужно договориться со школами в конце декабря и т.д.
Значит, где-то за неделю до этого у нас должны быть готовы экскурсоводы из числа школьников, которые прошли обучение и умеют проводить экскурсии по музейному уголку. Если взять в расчет то, что в России майские праздники — «мертвый сезон», то лучше, чтобы все было готово к 1 мая, а на майские праздники оставить только форс-мажорные ситуации.
Чтобы дети могли потренироваться проводить экскурсии, уголок должен быть готов раньше — минимум за неделю до начала репетиций, то есть к началу третьей недели апреля.
Для оформления всех собранных экспонатов и подготовки сценариев для экскурсии, скорее всего, понадобится месяц. То есть в середине марта уже должны быть собраны все экспонаты и их истории, чтобы мы могли приступить к оформлению уголка.
Чтобы экспонаты и истории точно были собраны к середине марта, лучше всего начать их собирать в начале февраля.
Чтобы начать собирать их в начале февраля силами инициативных школьников, вам нужно рассказать детям, как это делается, а до этого заинтересовать их и вообще рассказать об этой возможности. Получается, что начинать вовлекать школьников в эту активность нужно где-то с середины января.
Чтобы сделать это с середины января, нужно договориться со школами в конце декабря и т.д.
Такой метод обратного планирования позволяет сделать 3 вещи:
- Не упустить важные этапы в календарном плане. Главное постоянно задавать себе вопрос: «Если я хочу начать делать вот это, что у меня должно быть готово на предыдущем этапе?».
- Выстроить мероприятия в грамотную логическую временную последовательность.
- Легко заполнить календарный план в заявке.
Как правильно заполнить
календарный план в заявке?
календарный план в заявке?
Чтобы грамотно заполнить календарный план в заявке, достаточно запомнить простую формулу описания мероприятия. Каждое мероприятие состоит
из четырех конкретных компонентов:
из четырех конкретных компонентов:
- Содержание
- Время проведения
- Место проведения
- Ожидаемый количественный
и качественный результат
1. Поле «Мероприятие»
1
Из описания содержания мероприятия должно быть понятно, зачем и для кого оно проводится, что конкретно будет происходить и где именно: в каком городе или муниципальном образовании.
2
Мероприятия должны быть связаны с целевыми группами проекта. В описание каждого мероприятия включите подробную информацию о том, что именно будет происходить и для какой целевой группы оно предназначено.
3
Места проведения мероприятий должны соответствовать тому, что вы указали в поле «География проекта».
Если вы указали всю Челябинскую область, убедитесь, что у вас запланированы мероприятия в каждом районе области, если запланирован конкретный район, то значит мероприятия должны охватывать все населенные пункты района, или вы должны показать, каким образом представители целевой группы из этих населенных пунктов примут участие в ваших мероприятиях.
Если же вы проводите онлайн-мероприятие, то в поле «География проекта» нужно указать тот населенный пункт, из которого будет осуществляться трансляция, и сделать пометку, что слушатели будут из различных регионов.
Если вы указали всю Челябинскую область, убедитесь, что у вас запланированы мероприятия в каждом районе области, если запланирован конкретный район, то значит мероприятия должны охватывать все населенные пункты района, или вы должны показать, каким образом представители целевой группы из этих населенных пунктов примут участие в ваших мероприятиях.
Если же вы проводите онлайн-мероприятие, то в поле «География проекта» нужно указать тот населенный пункт, из которого будет осуществляться трансляция, и сделать пометку, что слушатели будут из различных регионов.
ТЕСТ
Проверьте себя
| Начать |
Из какого описания мероприятий понятно, что и когда будет происходить?
| Дальше |
| Проверить |
| Завершить |
Из какого описания мероприятий понятно, что и когда будет происходить?
| Дальше |
| Проверить |
| Завершить |
Отлично, двигаемся дальше.
Давайте разбираться, почему все варианты, кроме 5, неправильные.
Правильные ответы — те,
в которых мероприятия описаны максимально детально.
в которых мероприятия описаны максимально детально.
Давайте разбираться, почему все варианты, кроме 5, неправильные.
ОПИСАНИЕ
Подробно описанные мероприятия позволяют показать, что вы точно знаете, что и когда будете делать. А из подробного содержания мероприятий будет видно, что ваша целевая группа реально получит от них пользу.
2. Поля «Дата начала» и «Дата завершения»
1
Убедитесь, что календарный план отражает последовательность реализации мероприятий. Рекомендуем воспользоваться вашими результатами заполнения диаграммы Гантта для корректного указания сроков и очередности мероприятий.
2
Мероприятие не может длиться на протяжение всего проекта. Укажите четкие, ограниченные сроки для каждого мероприятия.
3. Поле «Ожидаемые результаты»
1
Укажите, что станет количественным и качественным результатом каждого мероприятия. Опишите, сколько представителей целевой группы примут участие в мероприятии и какие качественные изменения произойдут в их жизни по итогам участия.
2
Убедитесь, что результаты всех мероприятий в сумме соответствуют заявленным результатам по всему проекту.
Что вы узнали на уроке
Отлично! Теперь мы можем перейти к следующему уроку.
